Основные задачи и функции сектора организационно-правового обеспечения

Основные задачи сектора:

1) ведение делопроизводства и архива Департамента;

2) организация комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Департамента;

3) в пределах, установленных Положением о Департаменте полномочий, в том числе полномочий делегированных Департаменту, ведение кадровой работы государственных гражданских служащих управления, работников, замещающих в управлении должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы, в соответствии с законодательством Ненецкого автономного округа (далее – работники), руководителей подведомственных Департаменту учреждений;

4) оказание государственным гражданским служащим и работникам Департамента, подведомственным Департаменту учреждениям, а также гражданам правового содействия по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;

5) осуществление правового обеспечения деятельности управления;

6) осуществление юридического обеспечения претензионной и исковой работы в Управлении;

7) совершенствование законодательства Ненецкого автономного округа, регулирующего вопросы, входящие в компетенцию управления, улучшение качества проектов нормативных правовых актов, проведение правовой
и антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов Департамента, входящих в компетенцию управления;

8) разработка проектов нормативных правовых актов в сфере деятельности управления;

9) экспертиза проектов нормативных правовых актов, поступающих в Сектор или управление;

10) участие в материально-техническом обеспечении управления;

11) участие в мероприятиях по обеспечению исполнения законодательства по защите информации и защите персональных данных в структурных подразделениях Департамента и учреждениях, подведомственных Департаменту;

12) участие в мероприятиях по обеспечению исполнения законодательства в области противодействия коррупции в структурных подразделениях Департамента и учреждениях, подведомственных Департаменту;

13) организация деятельности на официальном сайте Департамента.

Основные функции Сектора:

1) в области делопроизводства и архива:

• обеспечивает функционирование в структурных подразделениях Департамента единой системы делопроизводства, единого порядка работы с документами;
• осуществляет контроль за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях Департамента, анализ исполнительской дисциплины, осуществляет слежение за сроками исполнения документов и поручений, взятых на контроль, снимает с контроля документы, исполненные по поручению губернатора Ненецкого автономного округа, Администрации Ненецкого автономного округа, Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа;
• ведет учет объема документооборота, в том числе с применением системы электронного документооборота «ДЕЛО»;
• участвует в работе по совершенствованию документооборота и информационного обмена;
• обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых заместителю губернатора Ненецкого автономного округа – руководителю Департамента;
• организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление (печать), копирование, оперативное размножение документов, всех необходимых материалов с использованием оргтехники для заместителя губернатора Ненецкого автономного округа – руководителя Департамента;
• оказывает методическую и практическую помощь государственным гражданским служащим и работникам Департамента в пределах компетенции Департамента, осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях Департамента;
• осуществляет работу с посетителями, в том числе организует работу по приему заместителем губернатора Ненецкого автономного округа – руководителем Департамента или его заместителями посетителей по личным вопросам;
• осуществляет справочную работу по документам, организует ведение нормативной и справочной информации, относящейся к функциям Сектора;
• обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, иной информации ограниченного доступа, в том числе, ставших известными в связи с исполнением государственными гражданскими служащими и работниками Сектора своих должностных обязанностей;
• обеспечивает ведение делопроизводства, формирование, отправление и получение корреспонденции и другой информации, в том числе по электронным каналам связи, осуществляет организацию и контроль приема, обработки, регистрации, учета, хранения, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней) иных документов, поступающих в Департамент,
• и внутренних документов, а также их своевременную передачу заместителю губернатора Ненецкого автономного округа – руководителю Департамента или его заместителям, структурным подразделениям Департамента для рассмотрения и исполнения, направление документов для исполнения и использования в работе в подведомственные Департаменту учреждения;
• формирует реестр индивидуальных правовых актов Департамента в форме распоряжений, а также нормативных правовых актов Департамента в форме приказов;
• обеспечивает передачу документов из Администрации Ненецкого автономного округа, иных исполнительных органов Ненецкого автономного округа в Департамент и обратно не реже одного раза в день;
• осуществляет ответы на входящие в приемную Департамента звонки, передает телефонограммы;
• обеспечивает отправку почтой корреспонденции, подготовленной структурными подразделениями Департамента;
• обеспечивает получение и отправку по почте посылок, бандеролей, заказных писем, ценных писем;
• получает необходимые сведения от подведомственных Департаменту учреждений, а также необходимые сведения от других организаций вне зависимости от их организационно-правовой формы и формы собственности;
• осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний (подборку необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня);
• принимает документы на подписание заместителю губернатора Ненецкого автономного округа – руководителю Департамента и личные заявления граждан;
• обеспечивает, в пределах компетенции, соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
• готовит организационно-распорядительную и иную документацию по вопросам, связанным с реализацией функциональных обязанностей;
• обеспечивает предоставление отчетности, сформированной в соответствии с установленными задачами Сектора;
• осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Сектора и Департамента;
• систематизирует и обеспечивает хранение документов текущего архива;
• подготавливает документы, подлежащие к передаче в окружной государственный архив;
• осуществляет подборку и подшивку документов, сформированных в дела для хранения в архиве;
• на начало текущего года согласно номенклатуре подготавливает журналы регистрации и дела для накопления и хранения текущих документов (для последующей подшивки по окончанию года);
• осуществляет подготовку ответов на письма и запросы, касающиеся документов, находящихся в архиве Департамента;
• по мере необходимости осуществляет поиск документов за прошедшие годы и текущий период;
• составляет ежегодную сводную номенклатуру дел Департамента;
• составляет ежегодные акты о выделении к уничтожению документов и дел (списание документов непостоянного срока хранения (согласно номенклатуре) из структурных подразделений Департамента;

2) в области кадрового обеспечения:

• осуществляет формирование и ведение личных дел руководителей подведомственных Департаменту учреждений, иной связанной с ними кадровой документации;
• осуществляет контроль за соблюдением исполнительской дисциплины, правил делопроизводства;
• готовит проекты распоряжений Департамента, связанные с отпусками, командировками, временной нетрудоспособностью, иной деятельностью руководителей подведомственных Департаменту учреждений;
• участвует в формировании годовых (квартальных) планов работы Департамента и управления, годовых (квартальных) отчетов о проделанной работе в пределах компетенции Сектора;
• контролирует исполнение руководителями структурных подразделений Департамента приказов и распоряжений заместителя губернатора Ненецкого автономного округа – руководителя Департамента по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;
• организует и контролирует предоставление руководителями подведомственных Департаменту учреждений сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

3) в области правового обеспечения:

• осуществляет правовое сопровождение деятельности Департамента;
• осуществляет правовое сопровождение проектов нормативных правовых актов Ненецкого автономного округа, разрабатываемых структурными подразделениями Департамента;
• разрабатывает проекты нормативных правовых актов Ненецкого автономного округа по поручению заместителя губернатора Ненецкого автономного округа – руководителя Департамента, начальника управления;
• консультирует специалистов Департамента, граждан, представителей учреждений и организаций по правовым вопросам в пределах компетенции Сектора и Департамента;
• оказывает государственным гражданским служащим и работникам Департамента, подведомственным Департаменту учреждениям правовое содействие по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;
• осуществляет работу, связанную с совершенствованием законодательства Ненецкого автономного округа, регулирующего вопросы, входящие в компетенцию Департамента, а также по улучшению качества проектов нормативных правовых актов;
• принимает меры, подготавливает самостоятельно или совместно с другими структурными подразделениями Департамента предложения по изменению или отмене (признании утратившими силу) правовых актов Департамента, в том числе изданных с нарушением законодательства Российской Федерации, законодательства Ненецкого автономного округа;
• проводит правовую и антикоррупционную экспертизы проектов нормативных правовых актов Ненецкого автономного округа по поручению заместителя губернатора Ненецкого автономного округа – руководителя Департамента, начальника управления, дает заключения, предложения и рекомендации по ним, редактирует проекты нормативных правовых актов, подготовленные государственными гражданскими служащими Департамента;
• готовит заключения (информационные справки) по правовым вопросам, возникающим в деятельности Департамента совместно со структурными подразделениями Департамента, к чьей компетенции относится рассматриваемый вопрос, а также по проектам нормативных правовых актов, поступающих на согласование в Департамент из иных органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти Ненецкого автономного округа;
• участвует в организации осуществления антикоррупционных мероприятий в Департаменте;
• осуществляет юридическое обеспечение претензионной и исковой работы;
• представляет по доверенности в установленном порядке интересы Департамента в судебных органах по заданию заместителя губернатора Ненецкого автономного округа – руководителя Департамента, начальника Управления и совместно с профильными специалистами;
• участвует в приеме граждан, рассматривает обращения (предложения, заявления, жалобы, устные обращения) граждан и юридических лиц, в том числе участвует (оказывает содействие) в их рассмотрении другими сотрудниками Департамента;
• участвует в подготовке решений по поручению заместителя губернатора Ненецкого автономного округа – руководителя Департамента, начальника управления;
• подготавливает для заместителя губернатора Ненецкого автономного округа – руководителя Департамента, начальника управления справочные материалы по вопросам правоприменительной практики;
• участвует в обобщении (проводит анализ) совместно с другими структурными подразделениями Департамента правоприменительной практики, разрабатывает предложения по его совершенствованию и вносит их на рассмотрение в заинтересованные органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти Ненецкого автономного округа;
• обеспечивает информирование государственных гражданских служащих и работников Департамента о законодательстве Российской Федерации, а также организацию работы по изучению нормативных правовых актов, относящихся к их служебной деятельности;
• участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению служебной дисциплины в Департаменте;
• осуществляет систематизированный учет и хранение нормативных правовых актов Департамента;
• принимает участие в разработке предложений по совершенствованию государственного управления в сфере деятельности Департамента и по уточнению полномочий Департамента;

• участвует в отборе и направлении нормативных правовых актов Департамента, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающих правовой статус организаций или имеющих межведомственный характер, в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Архангельской области и Ненецкому автономному округу для включения этих актов в федеральный регистр, проведения юридической и антикоррупционной экспертизы;